Las cuentas de correo de google apps en lugar de utilizar carpetas utilizan etiquetas. La gran ventaja de usar etiquetas es que un e-mail puede tener varias etiquetas y por lo tanto un e-mail por ejemplo puede estar en enviados, en todos y en importantes

Cuando uno de nuestros buzones ha llegado a su máxima capacidad o se acerca, deberiamos guardar una copia en local de todos los e-mails y borrarlos definitivamente del servidor de google apps. Los pasos a realizar serian los siguientes:

1. crear en nuestro outlook, que tenemos configurado como imap, un archivo pst para el año por ejemplo 2011. Dentro, crearemos una carpeta de enviados y una carpeta de todos.

2. En el outlook, donde tenemos la cuenta configurada por imap, accedemos a la carpeta Gmail - Enviados, seleccionamos manualmente los e-mails enviados del 2011 y los copiamos a nuestra carpeta en local 2011 - Enviados. Puede tardar bastante, siempre en funcion de la cantidad de e-mails, incluso puede tardar horas.

3. Una vez copiados los enviados, hacemos la misma operación con el contenido de la carpeta Gmail - Todos, seleccionamos manualmente los e-mails enviados del 2011 y los copiamos a nuestra carpeta en local 2011 - Todos. Puede tardar bastante, siempre en funcion de la cantidad de e-mails, incluso puede tardar horas.

3. Una vez copiados los enviados y todos, accedemos via web a la cuenta de correo en cuestión y aplicamos una búsqueda como la siguiente:

 

after:2008/01/01 before:2011/12/31 --> esto mostrará todos los e-mails (enviados, recibidos, todos, destacados... etc...) entre las dos fechas indicadas. Tener en cuenta que el resultado de una busqueda, solo muestra 20 mensajes.

4. Seleccionar los 20 mensajes que aparecen en la primera pantalla. Una vez seleccionado, en la parte superior aparece la opción "Seleccionar todos los mensajes que coincidan con esta búsqueda", lo que permitirá borrar todos los mensajes de la etiqueta todos del año 2011, así como de cualquier otra etiqueta. Es posible que haya que hacer el paso en dos ocasiones, para que realmente se eliminen todos los mensajes resultantes del filtro aplicado.

5. acceder via web a la papelera, comprobar que estan en la papelera los e-mails que han de estar y proceder a su vaciado.

6. acceder via web y comprobar en la parte inferior el porcentaje de ocupación, que tiene que haber disminuido en mayor o menor grado.

 

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